الفعالية والكفاءة في الإدارة

الفعالية والكفاءة في الإدارة
من احدى تعريفات الإدارة أنها :
عملية مستمرة ومتفاعلة تهدف الى توجيه الجهود الفردية والجماعية نحو تحقيق أهداف مشتركة باستخدام الموارد المتاحة باعلى درجة من الفاعلية و الكفاءة.
ومن التعريف نجد ان مصطلح الفعالية والكفاءة مرتبطان بالإدارة , فكلما زادت الفاعلية والكفاءة كلما كانت هناك إدارة ناجحة .
وتعرف الفاعلية بكل بساطة بالتالي :
أداء الأعمال الصحيحة: To Do Right Things
لذلك لا بد لنا من معرفة الأعمال الصحيحة وتحديدها وتعريفها لنتمكن من أدائها .
وتعرف الكفاءة بانها :
أداء الأعمال بطريقة صحيحة . To Do Things Right
لذلك فان الفعالية والكفاءة هي : أداء الأعمال الصحيحة بطريقة صحيحة
وترتبط الفعالية بالقيادة , وترتبط الكفاءة بالادارة . لذلك فان الفعالية تتحقق عندما يكون هناك رؤيا واضحة وأهداف محددة واستراتيجيات ومبادئ وقيم وتنمية وتطوير وغير ذلك من سمات القيادة .
وتتحقق الكفاءة عندما يكون هناك تخطيط وتنظيم وادارة للوقت ورقابة ومتابعة .
وعندما يكون هناك فعالية ولا يوجد كفاءة فان الرؤى والأهداف لا تجد من يحققها بصورة صحيحة , وفي حالة عدم وجود فعالية ووجود كفاءة فان الأعمال تنجز ولكن بدون وضوح الأهداف .
مبادئ المدير الجديد
أنا لست أهم من الموظفين، أنا فقط أكثرهم مسئولية.
لن أستطيع قيادة الناس بدفعهم من الخلف إذ يجب أن أسير أمامهم أولاً.
انسَ "أنا" تذكَّر "نحن".
يرزق الله تعالى الطيرَ الحبَّ، لكن الحَبَّ لا ينبت في الأعشاش.
قائد الفريق يبنيه .. ويُحْرِز به أهدافًا.
عندما يتحدث عاملك عن نفسه لا تقاطعه أبدًا.
كلما ساعدت الآخرين على النجاح.. كلما ازددت نجاحًا.
الصمت وسيلة من وسائل التعبير عن الرأي.
تستطيع أن تكسب موقفًا من زميل، لكن الأفضل أن تكسب قلبه.. لا الموقف.

: كيف أصبح مديرًا جديرًا؟
1- كُنْ مسئولاً:
مازال لفظ "المدير" لدينا يستعمل كمرادف للسلطة والهيمنة وهو مرادف عجيب للكلمة، والأعجب منه أن يستخدم مع كلمة "مسئول" نفس المرادفات التي تعني الهيمنة والسلطة.. مع أن مسئول تعني أنه سوف يسأل عما يقوم به.. ومازال الكثير من المديرين يؤمنون بهذا.. لكني أعتقد أنك لا تحب هذا الكلام؛ لذلك أدعوك إلى أن تنسى مرادفات الهيمنة والسلطة وتتذكر المرادف الوحيد الصحيح وهو "الرعاية" فكلكم راع ومسئول عن رعيته، كما ورد عن رسول الله -صلى الله عليه وسلم-.
2- كُنْ قدوة:
قد يتيح لك عملك الجديد فرصة عدم التوقيع عند الحضور والانصراف في دفتر الحضور والانصراف، لكن عليك أن تتذكر أن توقع في مكان آخر هو عيون وقلوب وعقول زملائك، فأنت مثال حي لكل من يعمل معك، وإذا لم تكن قدوة فلن يتبعك أحد، كما أنه عليك ألا تتوقع من الآخرين أن يبذلوا قصارى جهدهم، ما لم تقم أنت بذلك، كذلك احذر من كبوات الجياد المسماة بنوبات الغضب، فلو ارتفع صوتك بالصياح مرة واحدة فتوقع أن تتحول مؤسستك بعد قليل إلى خلية نحل، ولكن نَحْل لا ينتج عسلاً، بل يسمعك دوماً الطنين!! إن القائد القدوة هو الذي يخطط ميدان المعركة لزملائه ثم يسبقهم إليه.
3- كُنْ صحفيًّا.. أَدِرْ من موقع الحدث:
كله تمام.. الأمور تسير بانتظام شديد.. العمل يتم على أكمل وجه.. لا شكاوى.. لا مقترحات.. بالتأكيد أن هذا الكلام هو كلام الورق الذي يخدع أحيانًا، أما الإدارة فشيء آخر.. الإدارة هي أن تكون هناك بجوار العاملين تسألهم وتعيش معهم.. تشعر بحرارة الأماكن غير المكيفة فتشتعل في نفسك جذوة الحماس، إن المنتج الذي يخرج من مؤسستك لن يشعر به الناس إلا إذا عرفت أنت قيمته.. ولن تعرف قيمته إلا إذا عايشت لحظات بنائه حجرًا حجرًا..
عندما تكون مديرًا صحفيًّا.. سوف تشخص المشكلة بدقة، كما تستطيع أن تصف العلاج الفعّال لها.
عندما تكون مديرًا صحفيًّا: سوف تسخر من التقارير الورقية التي تخبرك أن كل شيء تمام.. وأنه لا مشاكل على الإطلاق.. إنني أعرف أحد أهم صانعي بُنِّ القهوة في العالم الذي يُصِرُّ في صباح كل يوم أن ينزل إلى مطاحن البن؛ ليضرب بيده وسط البن ثم يرفعه ليستمتع برائحته، ولا يذهب إلى مكتبه قبل أن يجلس مع عماله ليستمتع معهم بفنجان قهوة الصباح، فهل شربت قهوة الصباح مع زملائك في ميدان معركتهم.. أقصد مواقع عملهم؟!
4- كُنْ أنت.. بعد التَّحْسين:
نحن جميعًا كجبل الجليد.. ما يظهر منا أصغر مما يختفي.. فلكل منا شخصيتان: الظاهرة، الباطنة.. يرانا الناس بشخصياتنا الظاهرة، وقد يستطيعون معرفة بواطننا من تصرفاتنا؛ لذلك كن على طبيعتك وسط الناس.. ولكن اعمل على تحسين هذه الطبائع.
إذا كان من طباعك أنك تحب النوم كثيرًا، فهذا يعني أنك سوف تَحْضُر متأخرًا، أو على الأقل غير مهندم أو عيونك حمراء، كل ذلك يراه مَنْ حَولك فيك فيثير لديهم انطباعًا منك بالكسل؛ لذلك عليك بتحسين تلك العادة.
وذلك بالآتي:
قم من نومك قبل موعد نزولك من البيت بساعتين على الأقل.
كن أول من يأتي إلى العمل.
تناول طعام إفطارك مبكرًا.
مر على مواقع العمل مع أول ساعة عمل.
إن الله تعالى قد جعل للكون نواميس، فجعل الليل لباسًا، وجعل النهار معاشًا، وحين نحارب هذه النواميس فإننا بذلك نظلم أنفسنا.
5- كُنْ مُوْقِدًا للشُّموع:
تستطيع في أي وقت أن تقف وتقول بين الناس جميعًا: هذا الموظف كسول.. أو إنه أخطأ في عمله.. أو إنه دائم التأخير.. وسوف تكسب الموقف، ولكن دعني أسألك أيهما أولى.. أن تكسب موقفًا ضد موظف ارتكب خطأً أم أن تكسب قلب موظف فيستحي أن يخطئ في عمله من أجل إرضائك، وعند ذلك فلن تعلن ظلام الخطأ، بل ستكون مُوقدًا لشموع العمل، وتعالَ معي نستمتع ببعض فقرات البحث الرائع "لجيمس ميلر"، والذي يتكلم فيه بعض الموظفين عن مديريهم.. يقول أحدهم: نسميه "حَلالُ العُقَد" فله حل مبتكر لكل مشكلة؛ مهما كانت معقدة، وهو يرصد مكافأة شهرية لأفضل مبتكر لكل جديد يساهم في رفع الإنتاجية أو تقليل النفقات، عندما يكون في المكتب تشعر أنك لن ترتكب أي خطأ، ويرجع الفضل لطريقته الماهرة في المتابعة والتحفيز. ويقول الآخر: "ليس مجرد مدير، بل قائد لفريق، كل شيء لديه يسير وفق خطة مدروسة يعرف كل موظف موقعه فيها بدقة، وهو يحرص على توعية الموظفين بالمهام المنوطة بهم؟، ثم يدرس معهم اقتراحات التنفيذ والأداء، ويترك لهم حرية تحديد فترة العمل التي تكفي لإنجاز المهام تبعًا للخطة.
Effectiveness and efficiency in the administration
From one of the definitions of management as:
Continuous and interactive process designed to guide individual and collective efforts towards common goals using the resources available to the highest degree of effectiveness and efficiency.
It is the definition we find that the term effectiveness and efficiency are linked to management, the more effectively, efficiently, whenever there is a successful management.
Defines effectiveness simply the following:
Doing business the right: To Do Right Things
Therefore, we must know the correct actions, identification and definition to be able to perform.
And competency is defined as:
Doing business the right way. To Do Things Right
Therefore, the effectiveness and efficiency are: the right of doing business the right way
Associated with effective leadership, and efficiency associated with the administration. Therefore, the efficiency is achieved when there is a clear vision and specific goals, strategies, principles and values of the growth and development and other attributes of leadership.
Efficiency is achieved when there is a planning and organization and management of time and control and follow-up.
When there is no effectiveness or efficiency of the visions and goals can not be satisfied properly, and in the absence of the effectiveness and efficiency of the existence of the work was done, but without clear goals.
The principles of the new Director
I'm not the most important of the staff, I'm just the most responsibility.
I can not lead people pushed from behind as it must be a prisoner of them first.
Lance "I" remember "we."
Kicking God bird love, but love does not grow in the nests.
Captain good works .. The progress of the targets.
Aamlk when he speaks of himself, not being boycotted by all.
Whenever helped others to succeed .. Whenever I am even more successful.
Silence and a means of expression.
You can earn a position on the fellow, but it is better to win his heart .. Not the situation.




How do I become a worthy director?
1 - Be responsible:
Still the word "Director" We have used as a synonym for power and domination which is synonymous with the word amazing, and even odder than that used with the word "official", which means the same vocabulary of hegemony and power .. With the means that official will ask what they are doing .. Is still a lot of managers believe in this .. But I think you do not like this speech; therefore invite you to forget synonyms of hegemony and power and the only correct synonym remember is "care" You all are responsible for a shepherd and his flock, as narrated from the Messenger of Allah - peace be upon him -.
2 - Be a role model:
Lets you have your new job opportunity not to sign at the attendance in the attendance book, but you have to remember to sign elsewhere is the eyes and hearts and minds of your colleagues, you are a living example for all who work with you, and if the model were not followed you will not be one, and that you not expect others to do their utmost, unless you do so, as well as warn of setbacks horse named heart of anger, if your voice shouting up at once, expect to turn your organization shortly after the hive, but bees do not produce honey, but always hear you Buzz !! The example is the commander who plans on the battlefield to his colleagues and then preceded by him.
3 - Be a journalist .. Turn from the site of the event:
All fully .. Things are going very regularly .. Work is being done to the fullest .. No complaints .. No suggestions .. Certainly such talk is the words of the paper fool sometimes, but the administration is something else .. Management is that there will be working next to you ask them and live with them .. Feel warm places are not air-conditioned V_ial yourself in the flame of enthusiasm, that the product that comes out of your organization will not be felt by people unless you know you are worth .. Value will not be known unless experienced moments of building, brick by brick ..
When the director of news .. Will diagnose the problem, it can also describe the effective treatment to them.
When the Press Director: Will a mockery of paper-based reports that tell you that everything is fully .. And that no problems at all .. I know one of the main bin coffee makers in the world that insists on the morning every day to come down to the coffee mills; his hand to strike the center of coffee, and then bump up to enjoy the scent, and Go to his office before sitting down with the workers to enjoy with a cup of coffee in the morning, do you drink coffee in the morning with your colleagues in the field of battle .. I mean their work sites?!
4 - Be You .. After improvement:
We are all mountain of ice .. What appears smaller than us disappears .. All of us have photographs: the phenomenon, Internal Medicine .. People see us Bchksiatna phenomenon, has been unable to identify Boatnna of our actions; so be on your nature among the people .. But I work on improving these complexions.
If your character you love to sleep a lot, it means that you will attend late, or at least well-groomed or red eyes, all you see around you raises their impression of you lazy; so you improve the habit.
By the following:
Sign up from your sleep before the date of your descent from the house at least two hours.
Be the first to come to work.
Eating your breakfast early.
Over the sites to work with the first hour of work.
That God has made the laws of the universe, and started the night clothes, and make the day a pension, and when these norms are fighting so we do wrong to ourselves.
5 - Be stoves for candles:
You can at any time to stand up and say all people: This employee lazy .. Or that he erred in his work .. It is a permanent or delays .. Will earn the position, but let me ask you, whichever is first .. To gain a position against the employee made a mistake or to win the heart of employee Visthi make mistakes in his work to satisfy you, and then there will be no darkness of error, but the candles will be stoves work, and come with me enjoy some of the paragraphs of brilliant research, "James Miller," and he spoke some staff on their managers .. Someone says: we call a "trouble shooter" then he an innovative solution for every problem; however complex, which is monitored monthly bonus for the best innovative new all contribute to increase productivity or reduce costs, when in the office is that you will not commit any error, thanks to the skilful way in follow-up and motivation. And the other says: "It is not just a manager, but team leader, everything has to go according to plan carefully studied each employee knows where his position accurately, which is keen to raise staff awareness of the tasks entrusted to them?, And then taught them proposals for implementation and performance, leaving them free to determine the work period sufficient to accomplish the tasks according to plan.